(趣旨)

第1条　この訓令は、夷隅郡市広域市町村圏事務組合消防本部、消防署及び分署における文書の収受、処理、施行、保管及び保存その他文書の取扱いに関し、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書事務取扱の原則)

第3条　事務の処理は、文書によることを原則とする。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、文書に関する事務(以下「文書事務」という。)の全般を統括する。

(所属の長の職務)

第5条　所属の長は、所属の文書事務を管理し、その適正な処理の促進に努めなければならない。

(文書主任等の設置)

第6条　所属に文書主任及び文書担当者若干名を置く。ただし、総務課長が適当と認めたときは、この限りでない。

(文書主任)

第7条　文書主任は、係長の職にある者又はこれに相当する職にある者をもって充てる。

(文書担当者)

第8条　文書担当者は、係長を除く消防司令補、消防士長の階級にある者又はこれに相当する職にある者をもって充てる。

(文書の種類)

第9条　文書のうち例規令達文書は、次の各号に掲げるとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第10条　文書には、文書記号、文書番号及び日付を付して処理しなければならない。

(文書の庁外持ち出し)

第11条　文書は、庁舎の外に持ち出してはならない。ただし、当該所属の長に許可を受けたときは、この限りでない。

(到達文書の取扱い)

第12条　消防本部に到達した文書その他これらに類する物品(以下「文書等」という。)は総務課において収受するものとする。ただし、所管課に直接到達した文書等は、当該所管課において収受することができる。

(電子メールによる収受の特例)

第12条の2　電子メールにより到達する文書は、前条の規定にかかわらず、当該文書を受信した職員が収受し、開封した上で、所管課に配付するものとする。

(ファクシミリによる収受の特例)

第12条の3　ファクシミリにより到達する文書は、第12条の規定にかかわらず、当該文書を受信した職員が収受し、所管課に配付するものとする。

(所管課での文書の収受)

第13条　文書主任は、総務課から受けた文書等又は直接所管課において収受した文書等を次に掲げるところにより処理しなければならない。ただし、書籍、刊行物その他これらに類するものについては、この限りでない。

(配付文書の転送又は返付)

第14条　所属の長は、総務課から配付を受け、又は当該所管課において収受した文書等のうち、その所掌に属さないものがあるときは、次に掲げるところにより転送し、又は返付しなければならない。

(勤務時間外に到達した文書等の収受等)

第15条　勤務時間外に到達した文書等を収受した場合は、総務課又は所管課に引き継ぐものとする。

(文書処理の原則)

第16条　所属の長は、当該文書に係る処理方針及び処理期限を示し、文書の迅速な処理を図るとともに、事案が完結に至るまでの文書処理の経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の起案)

第17条　文書の起案は、法令その他別に定めがあるものを除き、起案用紙(第4号様式)を用いて行わなければならない。ただし、定例的又は軽易な事案であって、所属の長が適当と認めるものについては、当該文書の余白又は帳票に処分案を記載し、処理することができる。

(供覧)

第18条　収受した文書で起案による処理を必要とせず、上司の閲覧に供すること(以下「供覧」という。)をもって足りるものは、当該文書の余白に供覧する旨を記載して処理することができる。

(起案の要領)

第19条　文書の起案は、次の各号に掲げるところにより、簡明かつ平易に行わなければならない。

(回議)

第20条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(合議)

第21条　起案の内容が他の所属等の事務に関係がある場合には、当該起案文書を関係する所属の長に合議しなければならない。この場合において、起案者の直属系統の回議を経てから合議するものとする。

(重要文書等の回議又は合議)

第22条　起案の内容が重要若しくは異例なもの、秘密の取扱いを要するもの又は至急の施行を要するものは、起案者又はその上位の職にある者が当該起案文書を持ち回って回議又は合議をしなければならない。

(文書主任の文書審査)

第23条　起案文書は、所管課の回議及び関係課の課長の回議又は合議を経た後、所管課の文書主任の文書審査を受けなければならない。ただし、定例的又は軽易なものは、この限りでない。

(総務課の文書審査等)

第24条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、所管課の回議及び関係のある所属の長の回議又は合議を経た後、総務課の文書審査を受けなければならない。

(修正又は廃案)

第25条　回議又は合議の過程で、重大な修正のあったとき、又は廃案になったときは、関係者にその旨を通知し、又は再び回議若しくは合議を行わなければならない。

(代決の表示)

第26条　回議又は合議の過程で代決した者は、その者の認印の左上に「代」の文字を記載しなければならない。

(秘密文書の表示)

第27条　秘密の取扱いを要する文書には、「秘」の文字を朱書きしなければならない。

(施行日)

第28条　文書の施行の日は、法令その他別に定めがあるものを除き、発送又は送達の日とする。

(浄書及び照合)

第29条　決裁文書で浄書を必要とするものは、所管課において浄書するものとする。

(公印の押印等)

第30条　施行する文書(消防本部及び消防署公印に関する規程(平成2年訓令第10号)第10条の規定により公印の押印を省略する文書を除く。)には公印を押印し、必要に応じて決裁文書と契印しなければならない。

(発送の手続)

第31条　文書の発送は、郵送を原則とし、所管課において行うものとする。ただし、所属の長が郵送によらないことが適当と認めるときは、電子メール、ファクシミリ等により発送することができる。

(文書の整理)

第32条　文書は、常に系統的に分類して整理し、必要なときに、直ちに、取り出せるよう保管しておかなければならない。

(文書の移し換え、保管等)

第33条　保管文書は、所管課において整理し、移し換えし所定の場所に保管しなければならない。

(文書の保存期間)

第34条　文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。ただし、所属の長は、軽易な文書で保存する必要がないと認める文書については、随時的に廃棄することができる。

(保存期間の起算)

第35条　文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年による文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算するものとする。

(文書の置き換え)

第36条　所属の長は、毎年度4月末日までに、保存文書を保存期間別に個別フォルダー等を区分し、文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納しなければならない。

(文書の保存)

第37条　所属の長は、毎年度において、前条第1項の規定により保存箱に収納した保存文書を所管課所定の場所において、適正に管理しなければならない。

(保存文書の閲覧及び借覧)

第38条　保存文書の所管課以外の者が保存文書の閲覧又は借覧をしようとするときは、保存文書閲覧等整理簿(第7号様式)に必要な事項を記載し、当該保存文書の所属の長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第39条　所属の長は、保存期間の経過した保存文書及び保管文書を廃棄するものとする。ただし、この場合において所属の長は、保存文書の廃棄の適否について総務課長に合議しなければならない。

(保存期間の延長等)

第40条　所属の長は、保存期間が経過した保存文書のうち更に保存期間を延長する必要があると認めるものについて、総務課長の承認を得て、当該保存文書の保存期間を延長することができる。

(補則)

第41条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。