○夷隅郡市広域市町村圏事務組合文書管理規程
平成23年3月1日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第11条)
第2章 文書の収受及び配付(第12条―第14条)
第3章 文書の処理(第15条―第26条)
第4章 文書の施行(第27条―第30条)
第5章 文書の保管及び保存(第31条―第39条)
第6章 補則(第40条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書の収受、処理、施行、保管及び保存その他文書の取扱いに関し、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 所属 事務局処務規程(昭和49年夷隅郡市広域市町村圏事務組合規程第1号)第4条に規定する課をいう。
(2) 所管課 当該文書に係る事務を掌握する所属をいう。
(3) 文書 各所属の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該所属の職員が組織的に用いるものとして、当該所属が保有しているものをいう。ただし、刊行物、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売し、又は頒布することを目的として発行されるものを除く。
(4) 完結文書 施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったもの、供覧によって完結する文書で供覧が終わったものその他これらに準ずる手続の終わったものをいう。
(5) 保管文書 完結文書で当該文書の施行年度又は施行年を終了後1年を経過するまでの間(以下「保管期間」という。)、所管課において保管するものをいう。
(6) 保存文書 保管期間の終了した文書で、引き続き保存するものをいう。
(7) 回議 起案文書の内容について、起案者の直属系統の上司の承認を受ける手続をいう。
(8) 合議 起案文書の内容が、他の所属の事務に関係のある場合において、当該他の所属の長の同意を受ける手続をいう。
(文書事務取扱の原則)
第3条 事務の処理は、文書によることを原則とする。
2 文書は、正確、迅速かつ丁寧に取扱い、常に事務処理の経過を明らかにし、事務を適正かつ能率的に施行しなければならない。
3 文書はファイリングシステムにより管理するものとする。
(事務局長の職務)
第4条 事務局長は、文書に関する事務(以下「文書事務」という。)の全般を統括する。
2 事務局長は、各所属の文書事務の処理状況を調査し、所管課の長(以下「所管課長」という。)に対し、必要な措置を求めることができる。
(所管課長の職務)
第5条 所管課長は、所属の文書事務を管理し、その適正な処理の促進に努めなければならない。
(文書主任等の設置)
第6条 所属に文書主任1名及び文書担当者若干名を置く。ただし、事務局長が適当と認めたときは、この限りでない。
2 文書主任及び文書担当者は、所管課長が指定する。
3 所管課長は、前項の指定をしたときは、遅滞なく、事務局長にその旨の報告をしなければならない。
(文書主任)
第7条 文書主任は、係長の職にある者又はこれに相当する職にある者をもって充てる。
2 文書主任の職務は、次の各号に掲げる事項とする。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(3) 文書の分類及び保存期間に関すること。
(4) 文書の保管、保存、移し換え、置き換え及び廃棄に関すること。
(5) 文書事務の適正な処理に関する指導及び改善に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務の処理に関し必要なこと。
(文書担当者)
第8条 文書担当者は、主任主事の職にある者又はこれに相当する職にある者をもって充てる。
(文書の種類)
第9条 文書のうち令達文書は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 規約 地方自治法(昭和22年法律第67号)第287条の規定により制定するもの
(2) 条例 地方自治法第14条の規定により制定するもの
(3) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(4) 公示
イ 告示 法令又は権限に基づいて、住民の権利義務に関係のある事項を一般に周知するもの
ロ 公告 一定の事実を一般に周知させるもの
(5) 訓令 所属の機関又はその職員に職務に関し命令するもの
(6) 指令 申請、願等に基づき相手方に対し、許可し、認可し、又はある行為を命令し、若しくは指示するもの
(7) 達 特定の相手方に対し、申請、願等に基づかず特定の事項を命令し、禁止し、停止し、又は既に与えた許可、認可等を取り消すもの
2 前項各号に掲げる以外の文書(以下「一般文書」という。)の種類は、次のとおりとする。
(1) 通達 上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司が所属職員に対し、職務の運営上の細目的事項、法令の解釈、運用方針等を指示するもの
(2) 通知 特定の相手方に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
(3) 依頼 相手方に対し、その義務に属さない一定の事項を行うことを求めるもの
(4) 照会 相手方に対し、一定の事項を問い合わせるもの
(5) 回答 照会、依頼、協議等に対し、応答するもの
(6) 報告 義務を前提として上司又は上級行政機関に対し、事件その他について、事実、経過等を知らせるもの
(7) 協議 相手方に対し、一定の事項に関して相談をし、若しくは打合せをし、又は了解若しくは同意を求めるもの
(8) 申請 私人が行政機関に対し、又は下級行政機関が上級行政機関に対し、許可、認可、承認、補助その他一定の行為を求めるもの
(9) 進達 申請書、願書等を上級行政機関に取り次ぐもの
(10) 副申 他の行政機関に取り次ぐ申請書、願書等に意見を付するもの
(11) 諮問 行政機関が付属機関その他の機関に対し、一定の事項について意見を求めるもの
(12) 答申 諮問を受けた機関が、その諮問を受けた事項について意見を述べるもの
(13) 建議 付属機関その他の機関がその属する行政機関又はその他の関係機関に対し、将来の行為に関して意見を述べるもの
(14) 願 職員が上司に対し、又は住民が行政機関に対し、軽易な行為を求めるもの
(15) 届 法令又は行政機関の命令に基づいて、事前又は事後に一定の事実を届け出るもの
(16) 上申 職員が上司に対して、又は下級機関が上級機関に対して事実、意見を申し述べるもの
(17) 内申 主として行政機関の内部における人事に関する事項について、上申するもの
(18) 勧告 権限に基づき、特定の事項について相手方に一定の行為をすること又はしないことを勧めるもの
(19) 伺 事案の処理に当り、決裁権を有する者の意思決定を受けるためのもの
(20) 復命 上司から命ぜられた事項について、その内容、結果等を報告するもの
(21) 証明 特定の事実、事実の真正又は法律関係の有無を公に証するもの
(22) 契約 意思表示の合致した内容を表示し、証するため相手方と取り交わすもの
(23) 辞令 任免、給与等の人事上の異動について通知するもの
(24) 表彰 相手方の功績等をたたえるためのもの
(25) 送付 相手方に対し、文書、物品等を到達させるもの
(文書の記号及び番号)
第10条 文書には、文書記号、文書番号及び日付を付して処理しなければならない。
(1) 条例 夷隅郡市広域市町村圏事務組合条例
(2) 規則 夷隅郡市広域市町村圏事務組合規則
(3) 告示 夷隅郡市広域市町村圏事務組合告示
(4) 公告 夷隅郡市広域市町村圏事務組合公告
(5) 訓令 夷隅郡市広域市町村圏事務組合訓令
(6) 指令 夷隅郡市広域市町村圏事務組合指令
(7) 達 夷隅郡市広域市町村圏事務組合達
3 例規令達文書(指令及び達を除く。)の文書番号は、例規令達文書の種類ごとに暦年による一連番号とし(公告にあっては、文書番号を付さず暦年による管理とする。)、指令及び達の文書番号は、会計年度(以下「年度」という。)による一連番号とする。
4 例規令達文書の文書番号は、事務局長が例規令達整理簿(第1号様式)により、管理する。
5 一般文書の文書記号は、別表第1のとおりとする。
6 一般文書の文書番号は、文書記号の次に年度による番号とし、文書処理簿(第2号様式)により所管課長が管理する。
7 年度内の同一事件の文書については、同一の番号を用い、必要に応じ枝番を表示することができる。
8 同一種類の文書のうち所管課長が必要であると認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに1の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。
(1) 証明、表彰等に関する文書
(2) 所属の機関の内部又は相互間においてのみ施行する文書であって、軽易な文書
(3) 法令等の規定により文書処理簿に代わるものに記載することとされている文書
(4) 前各号に掲げるもののほか、事務局長が適当と認める文書
(文書の庁外持ち出し)
第11条 文書は、庁舎の外に持ち出してはならない。ただし、当該所管課長の許可を受けたときは、この限りでない。
第2章 文書の収受及び配付
(到達文書の取扱い)
第12条 組合に到達した文書その他これらに類する物品(以下「文書等」という。)は事務局総務課において収受するものとする。ただし、所管課に直接到達した文書等は、当該所管課において収受することができる。
(1) 当該文書等は、開封しないで、所管課に配付するものとする。ただし、事務局長が開封を必要と認めるものは、この限りでない。
(2) 当該文書等のうち、2以上の課に関係するものは、最も関係の深いと認められる課に配付するものとする。
(3) 親展、秘密その他これらに類する表示のある文書(以下「親展文書」という。)は、開封しないで、親展文書の名あて人又は所管課に配付するものとする。親展文書については、第1号のただし書の規定は適用しない。
(4) 当該文書等のうち、書留、配達証明、内容証明及び特別送達の特殊取扱郵便によるもの並びに現金、有価証券等が添付されているものを配付する場合においては、所管課の職員の確認を受けた後、配付するものとする。
(電子メールによる収受の特例)
第12条の2 電子メールにより到達する文書は、前条の規定にかかわらず、当該文書を受信した職員が収受し、開封した上で、所管課に配付するものとする。
(ファクシミリによる収受の特例)
第12条の3 ファクシミリにより到達する文書は、第12条の規定にかかわらず、当該文書を受信した職員が収受し、所管課に配付するものとする。
(所管課での文書の収受)
第13条 文書主任は、配付を受けた文書等又は直接所管課において収受した文書等を次に掲げるところにより処理しなければならない。ただし、書籍、刊行物その他これらに類するものについては、この限りでない。
(1) 文書等は、直ちに開封し、当該文書(電磁的記録を除く。)の余白に所管課文書等収受印(第4号様式)を押印すること。
(2) 文書処理簿に件名、発信者名等を記入すること。ただし、軽易な文書については、文書処理簿への登載を省略することができる。
(配付文書の転送又は返付)
第14条 所管課長は、配付を受け、又は当該所管課において収受した文書等のうち、その所掌に属さないものがあるときは、次に掲げるところにより転送し、又は返付しなければならない。
(1) 所管課が明らかな文書等は、直ちに、当該所管課に転送するものとする。
(2) 文書等の所管課が明らかでないものは、直ちに、事務局総務課に返付又は転送するものとする。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第15条 所管課長は、当該文書に係る処理方針及び処理期限を示し、文書の迅速な処理を図るとともに、事案が完結に至るまでの文書処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の起案)
第16条 文書の起案は、法令その他別に定めがあるものを除き、起案用紙(第5号様式)を用いて行わなければならない。ただし、定例的又は軽易な事案であって、所管課長が適当と認めるものについては、当該文書の余白又は帳票に処分案を記載し、処理することができる。
(供覧)
第17条 収受した文書で起案による処理を必要とせず、上司の閲覧に供すること(以下「供覧」という。)をもって足りるものは、当該文書の余白に供覧する旨を記載して処理することができる。
(起案の要領)
第18条 文書の起案は、次の各号に掲げるところにより、簡明かつ平易に行わなければならない。
(1) 起案する文書(以下「起案文書」という。)には、すべて件名を付し、起案年月日、起案者、起案理由等に関する事項、関係する法令等の規定その他必要事項を記載し、かつ、関係書類を年月日順に一括して添付しなければならない。ただし、定例的又は軽易なものについては、これらを省略することができる。
(2) 起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁年月日、施行年月日その他必要な事項を記載しなければならない。
(回議)
第19条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
2 起案文書の記載事項を修正したときは、当該修正をした者は、その箇所に修正した旨の表示をしなければならない。
(合議)
第20条 起案の内容が他の課の事務に関係がある場合には、当該起案文書を関係する課長に合議しなければならない。この場合において、他の課の事務に関係がある場合にあっては主務課長の回議を経てから合議するものとする。
2 前項の場合において、合議を受けたものが、合議された事案に対して異議があるときは、協議して調整するものとし、協議が整わないときは、その旨を付して決裁を受けなければならない。
(重要文書等の回議又は合議)
第21条 起案の内容が重要若しくは異例なもの、秘密の取扱いを要するもの又は至急の施行を要するものは、起案者又はその上位の職にある者が当該起案文書を持ち回って回議又は合議をしなければならない。
(文書主任の文書審査)
第22条 起案文書は、所管課の回議及び関係課の課長の回議又は合議を経た後、所管課の文書主任の文書審査を受けなければならない。ただし、定例的又は軽易なものは、この限りでない。
2 文書主任の文書審査は、次に掲げる事項について行うものとする。
(1) 起案文書の形式、用語、用字の適否
(2) 法令等の規定の適用の適否
(3) その他起案文書を施行する上で必要と認められる事項
(事務局総務課の文書審査等)
第23条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、所管課の回議及び関係課の課長の回議又は合議を経た後、事務局総務課の文書審査を受けなければならない。
(1) 条例の案、規則の案、告示の案及び訓令の案
(2) 議会の議案となるものの案
(3) 指令の案及び達の案
2 所管課長は議会の議案となるものの起案文書を決裁完了後、速やかに、事務局長に送付しなければならない。
(修正又は廃案)
第24条 回議又は合議の過程で、重大な修正のあったとき、又は廃案になったときは、関係者にその旨を通知し、又は再び回議若しくは合議を行わなければならない。
(代決の表示)
第25条 回議又は合議の過程で代決した者は、その者の認印の左上に「代」の文字を記載しなければならない。
(秘密文書の表示)
第26条 秘密の取扱いを要する文書には、「秘」の文字を朱書きしなければならない。
第4章 文書の施行
(施行日)
第27条 文書の施行の日は、法令その他別に定めがあるものを除き、発送又は送達の日とする。
2 前項の施行の日は、名あて人に到達させなければならない日を考慮して決定しなければならない。
(浄書及び照合)
第28条 決裁文書で浄書を必要とするものは、所管課において浄書するものとする。
2 浄書した文書は、速やかに決裁文書と照合しなければならない。
(公印の押印等)
第29条 施行する文書(夷隅郡市広域市町村圏事務組合公印規則(昭和50年夷隅郡市広域市町村圏事務組合規則第5号)第8条の規定により公印の押印を省略する文書を除く。)には公印を押印し、必要に応じて決裁文書と契印しなければならない。
2 前項に定めるもののほか、公印の使用については、夷隅郡市広域市町村圏事務組合公印規則の定めるところによる。
(発送の手続)
第30条 文書の発送は、郵送を原則とし、所管課において行うものとする。ただし、所管課長が郵送によらないことが適当と認めるときは、電子メール、ファクシミリ等により発送することができる。
2 郵送によるものは所定の封筒を使用し、封筒の表面に宛名、所管課名等必要な事項を記入し発送するものとする。また、書留、親展、内容証明等特殊な取扱いを要するものは、それらの別を表示しなければならない。
3 郵便切手又は官製はがきを使用した場合は、郵便切手受払簿(第6号様式)に必要な事項を記載しなければならない。
第5章 文書の保管及び保存
(文書の整理)
第31条 文書は、常に系統的に分類して整理し、必要なときに、直ちに、取り出せるよう保管しておかなければならない。
2 文書は、年度を単位として整理するものとする。ただし、例規令達文書、議会に関する文書その他のもので暦年によることが適当と事務局長が認める文書は、暦年により整理することができる。
3 文書の保管の必要に応じ、当該文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の文書の種別(文書、図画又は電磁的記録の別をいう。)の文書を作成するものとする。
(文書の移し換え、保管等)
第32条 保管文書は、所管課において整理し、移し換えし所定の場所に保管しなければならない。
2 所管課長は、完結文書のうち年度を超えて使用する文書で使用頻度が特に高いものその他特別の事情があるものを必要と認める期間、当該年度に属するものとみなして取扱うことができる。
3 前2項に規定する文書は、フォルダーに挟みキャビネット又はファイルボックスに収納しておくものとする。ただし、キャビネット又はファイルボックスへの収納に適さないものについては、他の保管用具に収納することができる。
(文書の保存期間)
第33条 文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。ただし、所管課長は、軽易な文書で保存する必要がないと認める文書については、随時的に廃棄することができる。
2 文書の保存期間は、別表第2に定める保存期間の基準、文書の利用度及び重要度等を考慮して定めるものとする。ただし、所管課長が他の課の所管する文書と保存期間について均衡を図る必要があると認める文書については、事務局長及び関係する所管課長と協議して保存期間を定めるものとする。
(保存期間の起算)
第34条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年による文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、出納整理期間内において施行する前年度に係る会計伝票類の文書の保存期間は、当該前年度に帰属する文書とみなして起算するものとする。
(文書の置き換え)
第35条 所管課長は、毎年度4月末日までに、保存文書を保存期間別に個別フォルダー等を区分し、文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納しなければならない。
2 所管課長は、保存文書目録(第7号様式)を作成しなければならない。
3 第1項の保存箱は、所定のものを用いるものとし、その表面に保存に係る事務局長が定める必要な事項を記載しなければならない。
(文書の保存)
第36条 所管課長は、毎年度において、前条第1項の規定により保存箱に収納した保存文書を所管課所定の場所において、適正に管理しなければならない。
2 第1項の規定にかかわらず、必要と認めるときは、所定以外の場所で保存文書を管理することができる。
(保存文書の閲覧及び借覧)
第37条 保存文書の所管課以外の者が保存文書の閲覧又は借覧をしようとするときは、保存文書閲覧等整理簿(第8号様式)に必要な事項を記載し、当該保存文書の所管課長の承認を受けなければならない。
(文書の廃棄)
第38条 所管課長は、保存期間の経過した保存文書及び保管文書を廃棄するものとする。ただし、この場合において所管課長は、保存文書の廃棄の適否について事務局長に合議しなければならない。
2 前項の規定により文書を廃棄したときは、保存文書目録にその旨を記載しなければならない。
3 文書の廃棄方法は、溶解、焼却、裁断その他適当な方法により、これを行わなければならない。
(保存期間の延長等)
第39条 所管課長は、保存期間が経過した保存文書のうち更に保存期間を延長する必要があると認めるものについて、事務局長の承認を得て、当該保存文書の保存期間を延長することができる。
2 事務局長と所管課長は、合議して適当と認めるときは、保存期間の経過した文書のうち、歴史的な価値があると認める文書を特別の管理の下に置くことができる。
第6章 補則
(補則)
第40条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
(夷隅郡市広域市町村圏事務組合文書取扱規程の廃止)
2 夷隅郡市広域市町村圏事務組合文書取扱規程(昭和50年夷隅郡市広域市町村圏事務組合規程第1号)は、廃止する。
附則(平成26年3月1日訓令第1号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(令和2年9月10日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1(第10条第5項)
課 | 文書記号 |
事務局 総務課 | 夷広総 |
夷広議 | |
夷広監 | |
夷広介 | |
夷広障 |
別表第2(第34条第2項)
保存期間の基準
保存期間 | 基準 |
永年 | 1 規約、条例、規則、公示、訓令その他将来の例証となるべき文書の制定、改廃及び解釈運用に関するもの 2 組合議会の議案、会議録及び議決等に関するもの 3 組合の総合的な計画、重要な事業計画及びその実施に関するもの 4 損害賠償事故等の処理に関するもの 5 請負、業務委託その他重要な契約図書 6 備品台帳 7 訴訟及び行政不服審査に関するもの 8 歳入歳出予算及び決算に関するもの(財政担当課所管のものに限る。) 9 組合債及び組合債償還に関するもの 10 公有財産の取得、処分、公の施設の設置及び廃止等に関するもの 11 工事に係る図書等で特に重要なもの 12 会議録等で特に将来の例証となる重要なもの 13 特別職の事務引継に関するもの 14 職員の任免、賞罰及び履歴に関するもの(人事担当課所管のものに限る。) 15 恩給、年金、公務災害補償等の認定に関するもの 16 文書のファイル一覧表及び保存文書目録 17 法律等の関係が10年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関するもの 18 法律等の関係が10年を超える覚書、協定その他権利義務に関するもの 19 法律等の関係が10年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関するもの 20 その他10年を超えて保存する必要があるもの |
10年 | 1 組合議会に関するもので永久保存の必要がないもの 2 陳情、請願等に関する重要なもの 3 支出負担行為決議書等の出納証拠書類(財政担当課所管のものに限る。) 4 財産の管理に関する文書 5 請負、業務委託その他重要な契約書 6 職員の人事、給与、諸手当及び服務に関するもの(人事担当課所管のものに限る。) 7 法律等の関係が5年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関するもの 8 法律等の関係が5年を超える覚書、協定その他権利義務に関するもの 9 法律等の関係が5年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関するもの 10 その他5年を超えて保存する必要があるもの |
5年 | 1 行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関するもの 2 重要な会議等に関するもの 3 管理職員の事務引継書 4 非常勤職員及び臨時職員の雇用に関するもの 5 職員の研修等に関するもの(人事担当課主管のものに限る。) 6 服務整理簿及び時間外勤務命令簿等の人事記録に関するもの 7 照会、回答その他往復文書で重要なもの 8 法律関係が3年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関するもの 9 法律関係が3年を超える覚書、協定その他権利義務に関するもの 10 法律関係が3年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関するもの 11 その他3年を超えて保存する必要があるもの |
3年 | 1 歳入歳出予算及び決算に関するもの(財政担当課所管以外のもの) 2 一般職員の事務引継書 3 賃貸借、物品の購入その他軽易な契約書 4 文書の収発記録に関するもの 5 復命に関するもの 6 法律関係が1年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関するもの 7 法律関係が1年を超える覚書、協定その他権利義務に関するもの 8 法律関係が1年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関するもの 9 その他1年を超えて保存する必要があるもの |
1年 | 1 照会、回答、通知等の文書で軽易なもの 2 その他1年間保存する必要があるもの |
